Inzageverzoeken: van bedreiging naar kans

28 augustus 2018

In een vorige blog schreven we hier al dat het hebben van een centrale database belangrijk (lees: zo niet noodzakelijk) is om klantgegevens te verwijderen als een klant daarom vraagt. Niet alleen omdat de klant dit verlangt, maar ook omdat het wettelijk verplicht is. In dit artikel stipten we ook al even kort aan dat we het aantal inzageverzoeken zien groeien. Herkenbaar? En belangrijker nog: hoe reageert jouw bedrijf op een inzageverzoek?

Waarom je altijd op een inzageverzoek moet reageren

De meeste bedrijven reageren met een diepe zucht op een inzageverzoek. Met frisse tegenzin reageren ze laat, of soms zelfs helemaal niet, op het verzoek van een klant om gegevens in te zien. Uit de praktijk blijkt namelijk dat veel bedrijven er alles aan doen om inzageverzoeken te vertragen. In sommige gevallen wordt er zelfs helemaal geen aandacht aan geschonken. Dat kan je echter duur komen te staan, ook dat blijkt uit de praktijk.

Zo moest vermogensbeheerder Theodoor Gilissen, inmiddels bekend onder de naam Insinger Gilissen, € 48.000 betalen wegens overtreding van de AVG. Reden: de bank negeerde een inzageverzoek van een klant. De bank weigerde de gevraagde gegevens te overhandigen, omdat de klant er een gerechtelijke procedure mee zou willen voorbereiden. Daarnaast betwistte de bank het recht op inzage in interne stukken. Daar dacht de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) anders over en die legde een flinke boete op.

Het negeren van een inzageverzoek kan je flink wat centen kosten. Met een centrale database kun je sneller en efficiënter reageren op een inzageverzoek, waardoor zuchten overbodig wordt. Je hebt de gevraagde gegevens namelijk binnen handomdraai paraat om naar de desbetreffende klant te versturen.

Waarom het slim is om op een inzageverzoek te reageren

Nu willen we nog een stap verder gaan. Reageren op een inzageverzoek is niet alleen noodzakelijk, maar ook slim. Heb je er namelijk al eens over nagedacht om een inzageverzoek als kans te zien, in plaats van als een bedreiging? Door snel en persoonlijk te reageren op inzageverzoeken, kun je met jouw bedrijf het verschil maken ten opzichte van al die bedrijven die deze verzoeken liever wegmoffelen of negeren. Hoe en waarom dan? Lees maar, drie belangrijke punten op een rij.

  • Onderscheid je door kwaliteit
    We moedigen de consument aan om kritisch te kijken naar bedrijven die persoonsgegevens verzamelen. Kritische consumenten en klanten dwingen bedrijven namelijk om hun database en bedrijfsproces te optimaliseren. Zo wordt het kaf automatisch van het koren gescheiden. Kwaliteit komt vanzelf bovendrijven. Een kans om je te onderscheiden in een steeds voller wordende markt. Een buitenkans om met beide handen aan te pakken, vinden wij. En zo verandert een vervelend inzageverzoek “waar niemand op zit te wachten”, ineens in buitenkans om je bedrijf succesvol te positioneren.

  • Onderscheid je door service en klantgerichtheid
    Niet alleen de kwaliteit van je bedrijf wordt zichtbaar als je snel en persoonlijk op een inzageverzoek reageert, ook je service en klantgerichtheid wordt waarneembaar. En dat is behoorlijk veel waard in een economie waarin klant koning is, in de watten wordt gelegd en dus hoge eisen stelt. Bij CDDN bijvoorbeeld, wordt ieder inzageverzoek telefonisch afgehandeld. Dat doen we bewust, om het persoonlijk te maken. We verstoppen ons niet achter onze pc, maar zoeken juist het contact op met de klant. Iemand te woord staan, ontwapent direct alle mogelijke vijandigheid. Je kunt ook veel beter toelichten waarom de gegevens van de persoon zijn opgeslagen. Ook kan de verzoeker direct vragen om zijn gegevens te wijzigen of te verwijderen.

  • Haal new business binnen
    Goede service en kwaliteit levert ook goede free publicity op, in de vorm van mond-tot-mondreclame. Snel en persoonlijk reageren op een inzageverzoek kan dus indirect leiden tot nieuwe klanten. Welke ondernemer, directeur of manager wil dat nou niet?

Maak een centrale database

 

Kortom, maak het jezelf gemakkelijk om snel en persoonlijk te reageren op een inzageverzoek met een centrale database. Maak het leuk en voorkom een zuchtende klantenservice of marketingafdeling. Draai het om! Ga de uitdaging aan om van een bedreiging een kans te maken. Bij CDDN helpen we je graag om je klantendatabase op orde te krijgen en te centraliseren. Kom je eens vrijblijvend kennismaken?

 

PS Benieuwd hoe je jouw bedrijf AVG-proof maakt? Download onderstaande whitepaper met 5 tips.

Whitepaper Downloaden