Het belang van up-to-date gegevensregistratie

12 februari 2021

Wat is gegevensregistratie?

Gegevensregistratie is het bijhouden van alle informatie over een persoon, zowel online als offline. Deze persoonsgegevens worden door bedrijven bijgehouden in een digitaal of papieren dossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een dossier dat de huisarts over je bijhoudt, om te weten welke medicijnen je gebruikt. Een werkgever heeft een dossier van werknemers om te zien wanneer en met hoeveel een salaris is verhoogd en of de werknemer presteert. Dit gebeurt ook bij andere organisaties die te maken hebben met klanten. Na een aantal jaren groeit zo een dossier snel uit en is deze vaak niet meer up-to-date. 


Waarom is dit nu belangrijk?

Er wordt steeds minder face-to-face zaken gedaan en juist steeds meer online. Online heb je te maken met andere regels dan wanneer iemand fysiek bij jou aan de kassa staat, je krijgt dan namelijk te maken met de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Hier had ieder bedrijf al mee te maken, maar weinig bedrijven deden hier iets mee. Tot voorkort werd hier ook nauwelijks op gehandhaafd, alleen in het geval van een datalek werd hiernaar gekeken. Echter, met de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wet wordt hier specifiek op gelet. Wanneer de persoonsgegevens gecheckt worden en het blijkt dan dat je gegevens verouderd zijn en je de klant niet meer kunt bereiken, dan volgt een onderzoek. Artikel 4F van de AVG beschrijft het Gerechtvaardigd Belang waaronder de gegevens actueel en accuraat gehouden moeten blijven. 


Het is dus belangrijk om een overeenkomst met je klant goed uit te kunnen voeren en om fraude of ID-fraude te voorkomen. Fraudeurs lopen voorop als het gaat om het gebruiken van nieuwe technieken en mogelijkheden. Het is daarom belangrijker dan ooit om je hiertegen te wapenen. Dat begint met het identificeren van een persoon tijdens registratie en vervolgens met het actueel houden van de opgeslagen gegevens.


Wat gebeurt er als je dit niet op orde hebt?

Per jaar raakt ongeveer 15 tot 20% van een klantenbestand vervuild. Dit komt bijvoorbeeld door dubbele registraties, het verkeerd invoeren van persoonlijke gegevens, verhuizingen, overlijden, echtscheidingen, nieuwbouwwijken en fraudeurs. Na een aantal jaar loopt dit erg op en is een groot gedeelte van je klantenbestand niet meer bruikbaar. Elke communicatie-uiting kost geld. Als je die stuurt aan klanten die zijn verhuisd of overleden, is dat niet alleen heel vervelend maar bovendien ook weggegooid geld.


Wat is het risico?

Een van de belangrijkste risico’s voor je bedrijf is imagoschade. Bijvoorbeeld in het geval van een datalek of wanneer je communicatie-uitingen blijft sturen naar overleden klanten. Dit kan pijnlijke situaties opleveren en vooral online voor veel ophef zorgen. 


Sinds de invoering van de AVG kun je ook nog eens een fikse boete riskeren van de Autoriteit Persoonsgegevens als jouw klantdata niet op goed onderhouden en opgeslagen is. Die boetes zijn aanzienlijk: maximaal 20 miljoen of 4% van de wereldomzet.


Hoe kun je dit voorkomen?

Door regelmatig bestaande data te valideren kun je jouw klantenbestand up-to-date houden. CDDN kan je helpen bij het continu compleet en actueel houden van je klantenbestand. Wij zorgen ervoor dat gegevens gecontroleerd, gecorrigeerd en aangevuld worden. Hierbij valideren we alleen de “NATEGIS”-gegevens, dus naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, initialen en sekse. Concurrentiegevoelige informatie van je bedrijf nemen wij niet in beheer. 


De voordelen voor jou?

Hierdoor weet je zeker dat de gegevens in je klantenbestand kloppen. Tevens voldoe je dan ook aan de administratieve zorgplicht volgens de AVG 2018 en beschik je over data die transparant en herleidbaar is. Alle gegevens in jouw klantenbestand zijn gestandaardiseerd en geüniformeerd, waardoor een overzichtelijk geheel van de data ontstaat en je er makkelijker mee werkt in minder tijd.


Je bespaart tijd en geld door foutieve adressen (en dus miscommunicatie) uit te sluiten. Heeft jouw klant bijvoorbeeld een nieuw nummer of adres? Het automatische proces zorgt ervoor dat je weinig handmatige aanpassingen hoeft te doen om jouw klantdata bij te werken. Wij vertellen je zelfs direct per mail dat er een wijziging heeft plaatsgevonden.


Hoe kan CDDN hierbij helpen?

Naast het vragen van een gegeven bevestiging van de klant, controleren we jouw klantgegevens via onze Consumenten Basis Administratie. Vervolgens kijkt het platform of jouw klanten voorkomen in het bestand van één van de deelnemende bedrijven. En of die gegevens hetzelfde zijn. Is dat het geval? Mooi, dan zijn je gegevens actueel. Heeft een ander bedrijf recenter contact gehad of heeft 1 van de datapartners met opt-in gegevens deze klantdata, dan ontvang jij hier een update van. Zo houd jij je klantenbestand compleet en accuraat, omdat je deelneemt aan het grootste referentie platform van de Benelux.


Lees meer over data validatie of informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden. Neem contact op via 088 – 835 70 00, of stuur een bericht naar info@cddn.nl.